Le conciliazioni da remoto: primi approcci ad un nuovo modello di procedura conciliativa

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Bollettino ADAPT 23 novembre 2020, n. 43

 

Con l’entrata in vigore del d.l. 16 luglio 2020, n. 76, in risposta ai problemi della emergenza sanitaria causata dalla pandemia da Covid-19, ha fatto ingresso nel nostro ordinamento giuridico un nuovo modello conciliativo, il quale rispetta il quadro legale di riferimento, ma si discosta dal tradizionale svolgimento in presenza della procedura per prediligere la modalità da remoto. La semplificazione procedurale posta in essere dal legislatore all’art. 12-bis del decreto legge n. 76 del 16 luglio 2020 e accolta dall’Ispettorato del lavoro nasce indubbiamente dall’attuale esigenza di rispetto del distanziamento sociale, il quale come è noto sta incidendo in molteplici pratiche lavorative, ma è anche il frutto della digitalizzazione che sta investendo i processi lavorativi e le procedure amministrative ad essi connesse: tanto che l’Ispettorato del lavoro, nella nota n. 192 del 18 maggio 2020, caldeggia il ricorso alla modalità conciliativa da remoto e la qualifica quale valida alternativa alle tradizionali modalità di conciliazione in presenza, anche al termine dell’emergenza epidemiologica, pur rispettando gli elementi giuridicamente validi per poter considerare valido ed efficace l’atto di conciliazione.

 

Come anticipato, la procedura che dovrà essere attuata, sicuramente finché non cesserà l’emergenza epidemiologica, ha fonte legislativa: il comma 2 dell’articolo 12 bis del decreto legge n. 76 del 16 luglio 2020 convertito, con modificazioni, dalla legge 11 settembre 2020 n. 120, dispone che le procedure conciliative “di competenza dell’Ispettorato nazionale del lavoro che presuppongono la presenza fisica dell’istante, individuate con provvedimento del direttore, possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto che consentano in ogni caso l’identificazione degli interessati e dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa. In tali ipotesi il provvedimento finale o il verbale si perfeziona con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato”.

 

In ottemperanza a quanto previsto dal disposto legislativo, l’Ispettorato nazionale del lavoro, mediante il decreto direttoriale prot. n. 56 del 22 settembre 2020, ha individuato le procedure amministrative o conciliative di propria competenza che possono essere svolte attraverso strumenti di comunicazione da remoto, purché detti strumenti consentano l’identificazione degli interessati o dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa: nello specifico tali procedure ricomprendono anche l’attività conciliativa svolta ai sensi dell’art. 410 c.p.c. e dagli artt. 11 e 12 del d.lgs. n. 124/2004.

 

Si tratta di procedure amministrative svolte dagli Ispettorati territoriali per le quali si introducono significative semplificazioni. Resta salva la facoltà per la parte istante di chiedere che l’incontro si svolga nella modalità in presenza, esplicitandone le motivazioni: nel caso in cui l’Ufficio ritenga fondate le motivazioni esposte riprogrammerà l’audizione secondo la modalità tradizionale, tenendo in ogni caso conto dell’esigenza di regolare gli accessi agli Ispettorati territoriali di lavoro per evitarne l’affollamento.

 

In merito all’indicazione delle modalità di svolgimento da remoto delle procedure, si demanda a specifica circolare, emessa il 25 settembre 2020, prot. n. 4. Nella circolare l’Ispettorato innanzitutto ribadisce quelle che sono le condizioni necessarie affinché all’iter svolto telematicamente possa essere riconosciuta la medesima efficacia delle procedure conciliative in presenza: l’identificazione degli interessati o di soggetti da essi delegati e l’acquisizione della loro volontà espressa; viene inoltre analiticamente presentata la procedura corretta da eseguire, individuando Microsoft Teams quale applicativo adatto per tale procedimento, almeno finché non siano individuati nuovi applicativi e tenendo in considerazione il fatto che esso sia già in dotazione degli Uffici.

 

Le semplificazioni riguardano sostanzialmente aspetti formali, specificatamente l’invito inoltrato alle parti dovrà contenere: a) la data e l’orario di svolgimento del tentativo di conciliazione e delle condizioni di partecipazione mediante la piattaforma Microsoft Teams; b) il termine entro il quale deve essere fatta pervenire l’adesione all’invito, eventualmente anche a mezzo e-mail. L’invito conterrà anche l’indicazione relativa alla necessità che, entro e non oltre i sette giorni antecedenti alla data stabilita, siano trasmessi: c) il documento di identità del soggetto istante o del professionista che interverrà per delega o procura, qualora non sia già stata allegata all’istanza; d) la delega o la procura del professionista che interviene in rappresentanza della parte; e) l’indirizzo di posta elettronica attraverso il quale l’istante ed il soggetto che eventualmente lo assiste parteciperanno alla riunione, insieme ad un recapito telefonico da contattare in caso di necessità; f) la dichiarazione, ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. n. 445/2000, del possesso dei poteri di rappresentanza di chi interviene per conto dell’impresa o della procura per cui interviene in luogo del rappresentante dell’impresa. L’invito conterrà anche l’indicazione della circostanza che non si potrà procedere alla registrazione della riunione, nonché l’indicazione che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto, previa condivisione del testo sulla piattaforma Microsoft Teams mediante la specifica funzione cosiddetta condividi schermo. Si specifica che sarà allegata all’invito anche l’informativa privacy, il cui contenuto è correlato alla circolare dello scorso 25 settembre.

 

Una volta ricevuta l’adesione, l’Ufficio provvederà ad inviare alle parti, tramite posta elettronica, il link di collegamento all’applicativo denominato Microsoft Teams, precisando che in caso di mancata partecipazione alla riunione tramite attivazione del link si provvederà ad espletare un tentativo di contatto telefonico e in caso di esito negativo il funzionario procedente darà atto a verbale dell’assenza della parte istante, archiviando così la richiesta per assenza della parte; analogamente si procederà nel caso in cui l’istante non abbia dato risposta alla e-mail di invito.

 

Non appena attivato il collegamento il funzionario dell’INL procederà all’identificazione degli interessati e dei soggetti da essi delegati, verificando la corrispondenza tra il documento identificativo precedentemente inviato e quello mostrato in apertura in videoconferenza, procedura effettuata singolarmente e separatamente per ciascun soggetto intervenuto.

 

Conclusi tali preliminari si entrerà nel merito dell’incontro e, una volta terminato, alla sua verbalizzazione e alla sottoscrizione del verbale. Nel verbale si dovrà dare atto delle modalità di partecipazione al tentativo di conciliazione da remoto,  dell’avvenuta identificazione delle parti, della acquisizione della volontà espressa delle parti in termini di consenso all’espletamento della procedura da remoto, del contenuto del verbale, della consapevolezza che il verbale venga sottoscritto  dal solo funzionario procedente, della sottoscrizione da parte del funzionario incaricato per la perfezione del provvedimento finale, previa condivisione del testo e della circostanza che il verbale verrà trasmesso all’indirizzo di posta elettronica o PEC indicata dal soggetto interessato.

 

Già da una prima lettura della documentazione recentemente prodotta in merito alla conciliazione da remoto emergono peculiarità e possibili criticità della procedura telematica, sintetizzabili nel difetto di contestualità spaziale e materiale; se da un lato la probabile diffidenza nella trasformazione del luogo fisico in luogo virtuale si potrà risolvere tramite un ripetuto utilizzo dell’applicativo attraverso cui svolgere la videoconferenza, dall’altro la mancanza di unicità materiale del verbale di conciliazione sembra essere risolta dalla sottoscrizione del verbale da parte del solo funzionario dell’Ispettorato del lavoro, eliminando dunque la necessaria sottoscrizione delle parti.

 

La procedura descritta, come del resto ogni nuova prassi, necessita di un periodo di assestamento per ovviare alle criticità derivanti dalla mancata prossimità fisica delle parti. Si pensi alle problematiche che possono eventualmente derivare dall’utilizzo di strumentazione tecnologica, quali interruzioni dovute a instabilità nella connessione, indisponibilità degli strumenti tecnici adeguati, ma anche alla possibile minor immediatezza nel verificare l’effettività dell’assistenza e la genuinità della manifestazione della volontà del lavoratore, nonché il possibile venir meno della percezione di un luogo investito di ufficialità.

 

Indubbiamente ad accentuare la brama di risolvere tali snodi concettuali si pone l’eventualità che tale procedura conciliativa possa trasformarsi da modello eccezionalmente istituito per fronteggiare l’emergenza pandemica a procedura a tutti gli effetti alternativa. E per questa ragione, allora, che accanto a tali esigenze vi è anche quella di fornire istruzioni chiare e precise alle parti che sono in primis investite della portata innovativa di tali previsioni: i membri della Commissione di conciliazione e i professionisti che intervengono in rappresentanza delle parti. A tal proposito è da citare l’esempio dell’Ispettorato territoriale di Modena che ha organizzato un incontro telematico per fornire le indicazioni di cui sopra e per accompagnare, almeno virtualmente, le parti verso un nuovo modello di conciliazione.

 

Eleonora Peruzzi

Scuola di dottorato in Apprendimento e innovazione nei contesti sociali e di lavoro

ADAPT, Università degli Studi di Siena

@PeruzziEleonora

 

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