Controlli difensivi e dati pregressi: Bologna conferma la liceità della consultazione dei dati già trattati per le finalità di cui all’articolo 4 St. Lav.

Con la sentenza n. 513/2026, la Corte d’Appello di Bologna affronta uno dei temi più delicati in materia di controlli difensivi: la possibilità per il datore di lavoro di utilizzare, a fini disciplinari, dati già oggetto di trattamento prima dell’insorgere del sospetto di illecito.

La pronuncia si inserisce nel solco della giurisprudenza consolidata che ammette i controlli difensivi soltanto a fronte di un fondato sospetto, ma conferma una precisazione di particolare interesse: quando l’illecito sia già stato consumato o, comunque, si sia manifestato già prima dell’insorgere del fondato sospetto, il datore può ricostruirne la dinamica mediante l’esame di dati storici generati lecitamente da uno strumento di lavoro e consultati soltanto dopo l’emersione dell’anomalia.

Il signor P., addetto alle spedizioni presso una cooperativa emiliana, acquistava cinque cartoni di vino c.d. “macchiato”, commercializzato a prezzo agevolato per i dipendenti a causa di difetti di etichettatura o imballaggio. Una collega emetteva il relativo DDT. Nel pomeriggio dello stesso giorno emergeva però un’anomalia: il documento risultava scomparso sia dall’archivio cartaceo sia dal gestionale aziendale e sostituito, con il medesimo numero progressivo, da un DDT intestato ad altra dipendente. Le verifiche effettuate sul sistema informatico evidenziavano che il signor P. aveva annullato il documento attraverso il PC a lui assegnato, ripristinando il numeratore dei DDT e procurandosi così il vantaggio di evitare la trattenuta in busta paga del prezzo del vino acquistato. Ne seguiva il licenziamento per giusta causa, ritenuto legittimo dal Tribunale e successivamente impugnato in appello dal lavoratore.

Per quanto quivi interessa, emergono le seguenti tematiche.

L’adeguata informativa ex art. 4, comma 3, St. Lav.  può essere anche orale. La Corte osserva che la legge non impone necessariamente una comunicazione individuale e scritta dell’informativa. In assenza di specifiche prescrizioni normative, anche una comunicazione orale può essere ritenuta idonea, purché il lavoratore sia stato adeguatamente informato.

In merito al software aziendale di produzione dei DDT la Corte correttamente lo qualifica quale “strumento di lavoro”. Era noto al lavoratore come tale software fosse utilizzato per creare, modificare e annullare i DDT e registrasse utente, postazione, data e ora delle operazioni. Non si trattava certo di un dispositivo occulto, installato per sorvegliare continuativamente il dipendente, bensì era utilizzato per rendere la prestazione lavorativa: non effettuava riprese, né rilevava movimenti o pause né tanto meno generava valutazioni del rendimento.

La consultazione effettuata dal datore di lavoro dopo aver rilevato l’anomalia relativa all’annullamento del DDT oggetto di contestazione riguardava semplicemente lo “storico” di quello specifico documento e non integrava una forma di illecito monitoraggio dell’attività lavorativa, nel pieno rispetto del disposto di cui all’ art. 4, comma 2, Stat. Lav. della L. n. 300 del 1970. La Corte osserva che negare qualsiasi forma di accesso retrospettivo alle registrazioni comporterebbe, nella pratica, l’impossibilità di accertare molti illeciti già perfezionati. Da qui l’affermazione secondo cui dati lecitamente generati e conservati da uno strumento di lavoro possono essere successivamente esaminati per finalità difensive e disciplinari, purché l’attività di analisi abbia inizio solo dopo l’emersione di un fondato sospetto e nel rispetto dei principi di pertinenza e proporzionalità.

La sentenza conferma quanto già più volte affermato dalla Corte nomofilattica. Infatti, se è stato più volte affermato che il controllo difensivo può investire soltanto informazioni raccolte dopo il sorgere del sospetto, è stato anche chiarita la piena utilizzabilità a fini disciplinari delle informazioni già raccolte per altri fini nel rispetto dell’articolo 4 St. Lav. Ciò perché l’articolo 4, comma 3, St. Lav. sancisce l’utilizzabilità delle informazioni “a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro” (ex multiis Corte d’Appello Reggio Calabria, Sez. lavoro, Sent., 07/04/2026, n. 264).

Nella vicenda oggetto della pronuncia giudiziale, i dati utilizzati al fine di contestare l’addebito disciplinare al lavoratore erano stati registrati lecitamente da uno strumento di lavoro per finalità operative e di sicurezza, ed erano stati “raccolti” (nel senso di ispezionati, analizzati e comparati dal soggetto preposto, e non nel senso di registrati dal macchinario) solo dopo il fondato sospetto di una condotta anomala da parte di un dipendente; di talché la società si limitava ad interrogare lo strumento di lavoro in modo finalizzato alla ricostruzione delle operazioni compiute sul singolo DDT, alla relativa utenza, alla postazione e all’arco temporale delle operazioni sospette, senza porre in essere un’esplorazione generalizzata della prestazione, e ciò a tutela dello stesso lavoratore. In modo testuale, così argomenta la Corte d’Appello: “Escludere una qualsivoglia forma o ogni consultazione “retrospettiva” renderebbe di fatto del tutto impossibile accertare un qualsivoglia illecito già consumato, dovendosi ricordare che l’art. 4 Stat. Lav. non inibisce l’uso disciplinare di dati che siano stati lecitamente raccolti mediante strumenti di lavoro, a condizioni – rispettate nel caso di specie – che ricorrano adeguata informazione, pertinenza e non eccedenza”.

Le consolidate linee guida espresse dalla Corte di legittimità riguardano la correttezza dei controlli difensivi, ma solo se effettuati ex post (tra le sentenze più recenti, anche di merito, Tribunale Pisa, Sez. lavoro, Sentenza, 15/06/2026, n. 800; Cass. civ., Sez. lavoro, Ordinanza, 31/03/2026, n. 7985; Cass. civ., Sez. lavoro, Ordinanza, 24/04/2025, n. 10822; Cass. civ., Sez. lavoro, Ord.,13/01/2025, n. 807). La indicata Cass Civ.  7985/2026 indica come tali controlli siano considerati legittimi solo ove ricorra il “fondato sospetto” del datore di lavoro circa comportamenti illeciti di uno o più lavoratori e purché il controllo riguardi dati acquisiti successivamente all’insorgere del sospetto. Tale pronuncia così cita in motivazione Cass. civ., Sez. lavoro, Sent., (data ud. 17/06/2021) 22/09/2021, n. 25732: “45.Facendo il classico esempio dei dati di traffico contenuti nel browser del pc in uso al dipendente, potrà parlarsi di controllo ex post solo in relazione a quelli raccolti dopo l’insorgenza del sospetto di avvenuta commissione di illeciti ad opera del dipendente, non in relazione a quelli già registrati”. E la citata SC 807/2025 così indica: “Come statuito nella sentenza rescindente (p. 17), “può, quindi, in buona sostanza, parlarsi di controllo ex post solo ove, a seguito del fondato sospetto del datore circa la commissione di illeciti ad opera del lavoratore, il datore stesso provveda, da quel momento, alla raccolta delle informazioni” e solo tali informazioni successive potranno fondare l’eventuale esercizio dell’azione disciplinare essendo invece precluso al datore di ricercare nel passato lavorativo elementi di conferma del fondato sospetto e di utilizzare gli stessi a scopi disciplinari in quanto ciò equivarrebbe a legittimare l’uso di dati probatori raccolti prima (e archiviati nel sistema informatico) e a prescindere dal sospetto di condotte illecite da parte del dipendente”. Le due sentenze qui citate (SC 25732/2021 e SC 807/2025) sono però riposizionate in una diversa linea ermeneutica nel testo della pronuncia in commento: in questa, al § 18, si annota come esse “riguardano invero il diverso problema dei controlli estranei al perimetro dell’art. 4 Sta. Lav. e della raccolta di dati successiva all’insorgenza del sospetto”. Volendo armonizzare la sentenza felsinea con i citati precedenti nomofilattici si può affermare, per citare Bologna, che “escludere una qualsivoglia forma o ogni consultazione “retrospettiva” renderebbe di fatto del tutto impossibile accertare un qualsivoglia illecito già consumato”.

Come specificato dalla recentissima pronuncia della Corte di legittimità (Cass. civ., Sez. lavoro, Ord., 31/03/2026, n. 7985) in riferimento ai dati risultanti dagli strumenti di cui all’articolo 4, comma uno e due, esso costituiscono dati legittimamente raccolti ed utilizzabili “a tutti i fini” in presenza delle condizioni dettate dal terzo comma, collocandosi tale analisi su un piano diverso da quello dei controlli difensivi che, anche se effettuati con strumenti tecnologici, non avendo ad oggetto la normale attività del lavoratore, si situano all’esterno del perimetro applicativo dell’art. 4 cit.

Si potrebbe, quindi, affermare che il fondato sospetto non rappresenti necessariamente il presupposto del trattamento del dato da parte dello strumento di lavoro, ma costituisca il presupposto del successivo trattamento per la finalità di controllo. È proprio in questo passaggio che il dato, da semplice informazione conservata nel sistema per finalità operative, diviene elemento conoscitivo destinato ad essere trattato nell’ambito di un procedimento disciplinare. In questa distinzione può forse rinvenirsi il punto di equilibrio tra l’esigenza di tutela della riservatezza del lavoratore e quella, non meno rilevante, di consentire l’accertamento di condotte già consumate.

Bollettino ADAPT 2 novembre 2026, n. 39

Domenico Battaglia

Avvocato