I controlli difensivi, tra “fondato sospetto” e “ragionevoli dubbi”

Bollettino ADAPT 19 gennaio 2026, n. 2

Alcune vicende giudiziarie degli ultimi mesi riportano alla ribalta il tema, ampiamente dibattuto, dei controlli difensivi in azienda.

Va premesso che la modifica dell’art.4 dello Statuto, introdotta dal d.lgs 151/2015, consente oggi di utilizzare i nuovi strumenti tecnologici anche per la tutela del patrimonio aziendale. Nel nuovo contesto normativo, i dati rilevati dagli strumenti elettronici ed informatici possono essere utilizzati anche ai fini disciplinari qualora, nel rispetto della privacy e della dignità dei lavoratori, emergano, in modo occasionale e non preordinato, illeciti disciplinari che costituiscano violazione degli obblighi di diligenza e di fedeltà.

La giurisprudenza della Suprema Corte aveva colto questa lacuna della previgente formulazione dell’art.4, legittimando i cd “controlli difensivi” attraverso investigatori privati. A seguito della modifica intervenuta, tuttavia, la stessa Corte ha ritenuto necessario porre un contemperamento tra diritto difensivo e tutela della privacy, affermando che il controllo indiretto tramite agenzie investigative possa avvenire solo in presenza di un “fondato sospetto” del comportamento illecito da parte del dipendente (Cass.18168/2023 e Cass. 25732/2021); in ogni caso nel rispetto della privacy e previo l’obbligo informativo.

Nel nuovo contesto, anche la nomenclatura elaborata dalla giurisprudenza ha assunto una funzione essenziale per definire e circoscrivere le diverse situazioni e forme di tutela, partendo dalla distinzione tra controlli difensivi “in senso lato” e controlli difensivi “in senso stretto”.

I primi, secondo la stessa espressione usata dalla Suprema Corte nelle sentenze sopra citate, “riguardano tutti i dipendenti (o gruppi di dipendenti) nello svolgimento della loro prestazione di lavoro che li pone a contatto col patrimonio aziendale”; i secondi sono “diretti ad accertare specificamente condotte illecite ascrivibili -in base a concreti indizi -a singoli dipendenti, anche se questo si verifica durante la prestazione di lavoro”.

Le prime misure rientrerebbero nella definizione dell’ art.4 comma 1 della l.300/1970, e necessitano in alcuni casi del preventivo accordo sindacale o, in assenza, dell’autorizzazione dell’ITL; le seconde, di chiara estrazione penalistica in quanto mirate ad accertare un fatto perseguibile, godono di una parziale attenuazione delle tutele imposte dal Codice della Privacy qualora la raccolta dei dati si renda necessaria ai fini della prova dell’illecito, nel rispetto comunque dei principi generali della necessità, pertinenza e minimizzazione delle misure a tal fine adottate.

La differenza tra le due forme di controllo, anche ai fini del suo legittimo utilizzo in sede processuale, sta nel tempo, nel luogo e nelle modalità attraverso cui si effettua il controllo; che sarà quindi “ex ante”, cioè adottato ai fini general-prevenzionistici, se riguarda un monitoraggio dell’attività dei lavoratori in senso lato; “ex post” se avviato successivamente all’atto oggetto di indagine.

Quanto ai controlli “ex ante”, le regole da seguire sono sostanzialmente mutuabili da quelle utilizzate dalle imprese nell’elaborazione del MOG [Modello di Organizzazione e Gestione ex L.231/2001], e cioè: descrizione dell’attività da controllare, informazione dei lavoratori, formazione dei soggetti che debbono vigilare sulla corretta esecuzione delle misure adottate, modifica del Modello ove risulti incompleto o inadeguato.

Tra i controlli “ex post” rileva anzitutto il badge che registra gli orari di ingresso, le uscite e/o le pause dei lavoratori, l’uso del quale non è sottoposto ad alcuna autorizzazione dell’ITL, e l’uso di telecamere in ambienti lavorativi sensibili [magazzini, aree di carico/scarico], che richiedono invece l’accordo sindacale [o, in assenza, l’autorizzazione dell’ITL], nonché l’obbligo di informazione ai lavoratori sull’uso, dislocazione e modalità del monitoraggio.

Sempre tra i controlli “ex post” rientra l’utilizzo del GPS installato sugli automezzi aziendali per verificare eventuali anomalie di percorso [c.d. “pedinamento elettronico”]. Detta misura è stata ritenuta legittima, ancorché con limitazioni, dalla Suprema Corte [Cass Lav. n. 8707 del 2 aprile 2025, ed in modo conforme: Trib. Lav. Venezia, sentenza del 17/6/2025], ma solo in presenza di un “fondato sospetto”. Non mancano tuttavia opinioni contrarie in quanto considerato un mezzo troppo invasivo sulla privacy del lavoratore.

Tralasciando l’utilizzo dei dati biometrici per le procedure di accesso fisico e logico, introdotto [con limitazioni] dal d.lgs 101/2018 ma del tutto residuale in quanto confinato a specifiche necessità di protezione di dati o di materiale di pregio, resta da citare il controllo sulle e-mail del dipendente, successivamente alla risoluzione del suo rapporto di lavoro.

Su questa misura si è pronunziato il Garante Privacy che, nel provvedimento n. 216 del 4 dicembre 2019 , ha imposto al datore di lavoro l’obbligo di “rimuovere gli account di posta elettronica aziendali riconducibili a persone identificate o identificabili in un tempo ragionevole commisurato ai tempi tecnici di predisposizione delle misure, previa disattivazione degli stessi e contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti all’attività professionale del titolare del trattamento, provvedendo altresì ad adottare misure idonee ad impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo durante il periodo in cui tale sistema automatico è in funzione»

Caso a sé, posto sul crinale tra controlli “ex ante” ed “ex post”, di cui  si discute per le particolari modalità in cui è stato recentemente posto in essere, è quello del controllo attraverso il “finto cliente”, adottato da alcune imprese per verificare la corretta esecuzione della prestazione da parte dei cassieri ai quali il datore di lavoro abbia imposto di vigilare ed accertare che tutto ciò che passa sul rullo trasportatore, anche se occultato dal cliente in altre confezioni, venga registrato in cassa dallo scanner [sul punto, di questo Autore, Bollettino ADAPT del 15/12/2025].

La misura è già da molto tempo in uso per i controlli “in senso stretto” per verificare se il lavoratore oggetto di osservazione, proceda all’incasso di somme costituenti il controvalore di una vendita o di una somministrazione di prodotti senza emettere lo scontrino, prelevandola a fine turno dal cassetto fiscale senza che in tal modo emergano differenze contabili.

L’utilizzo della misura anche per verificare non tanto un illecito fraudolento del lavoratore quanto l’inesatta esecuzione della prestazione da parte dei cassieri -che tuttavia non può ritenersi ragionevolmente esclusa -ha dato origine ad una prima sentenza del Giudice del Lavoro [Trib. Lav. Siena, sentenza del 29/12/2025], che ha reintegrato nel posto di lavoro un cassiere licenziato per aver omesso, o comunque per non aver correttamente eseguito, il controllo sulle confezioni, secondo le istruzioni aziendali in proposito.

A margine, la vicenda prospetta interessanti risvolti processuali, atteso che qualora il lavoratore licenziato e reintegrato opti per l’indennità sostitutiva ex art.7 L.300/1970, e l’impresa provveda al pagamento, viene a cessare la materia del contendere per transazione o comunque per intervenuta acquiescenza dell’impresa all’ordine del Giudice, impedendo in tal modo la possibilità dell’impresa di ricorrere in appello. Per contro, il mancato pagamento dell’indennità sostitutiva esporrebbe l’azienda alle conseguenze dell’inadempimento, con ulteriore aggravio di spese a suo carico.

Va tuttavia aggiunto che qualora l’intera procedura di controllo avvenga in modo diretto da parte di personale del datore di lavoro, si potrebbe ipotizzare l’esclusione dell’applicabilità dell’art.4 dello Statuto. Ma anche in tal caso non eliminerebbe il vulnus del controllo “in senso stretto” eseguito senza un “fondato sospetto”, provato e documentabile, su un gruppo indifferenziato di lavoratori addetti alle casse del supermercato.

Ovviamente solo le motivazioni della sentenza del Giudice senese potranno far luce sugli aspetti ancora non noti della vicenda, confermando o smentendo quanto qui viene asserito e prospettato a meri fini divulgativi e solo per l’interesse professionale degli addetti ai lavori, suscitato dalla vertenza.

In parziale analogia alla vicenda di cui sopra, il Tribunale di Firenze negli stessi giorni ha respinto il ricorso di un lavoratore, anch’esso addetto alla cassa di un supermercato, licenziato con l’accusa di non aver scannerizzato numerosi prodotti, consentendo così ad un cliente, risultato essere un suo conoscente, di portarli via senza pagare. In questo caso il giudicante ha ritenuto sussistente il “fondato sospetto” necessario per attivare il controllo “ex post”, sulla base di una segnalazione della vigilanza alla direzione del negozio.

Per quanto le due vicende giudiziarie non possano definirsi sovrapponibili, alcune riflessioni sono possibili alla luce dei principi generali dell’Ordinamento. Nello specifico, richiamando il principio posto dall’art. 1375 del cod.civ. in forza del quale il contratto [qualunque contratto, quindi anche un contratto di lavoro] “va eseguito in buona fede, che deve accompagnare ogni fase del contratto, dalla sua formazione, alla sua esecuzione” ed alla sua [eventuale] risoluzione.

Traslando il concetto in campo più strettamente giuslavoristico, il criterio di buona fede obbliga il lavoratore ad eseguire la prestazione con la diligenza necessaria, con fedeltà e rispettando le direttive dell’impresa, consentendo al datore di lavoro di sanzionare i comportamenti difformi, secondo il principio di proporzionalità. Contemporaneamente obbliga il datore di lavoro a rispettare il contenuto delle mansioni ed il livello di inquadramento di assunzione, nonché la normativa legale e contrattuale di riferimento. Il lavoratore può sottrarsi alla richiesta di eseguire mansioni ritenute illegittime o non rientranti tra quelle contrattualizzate, anche se, sul punto, è sempre preferibile adottare una cautela preventiva per non esporsi a ritorsioni per inadempimento.

Nelle due vicende giudiziarie citate entrambi i dipendenti erano cassieri, ai quali, oltre ai normali compiti di assistenza ai clienti, è affidata la gestione del denaro aziendale. Tant’è che i vari contratti collettivi prevedono specifiche indennità per la “mansione caratterizzante”, cioè il maneggio del denaro. Può sostenersi che tra i loro compiti e mansioni rientri il controllo di ogni busta e di ogni confezione che i clienti poggiano sul nastro trasportatore? E magari quello di ispezionare le borse personali o di accertare la presenza di indumenti indossati ed occultati fraudolentemente dai clienti?

La risposta [negativa] appare ovvia e scontata. Ma ragionando nel mondo reale: quali misure difensive potrebbe mettere in campo l’impresa per contenere almeno in parte gli alti ammanchi del negozio senza invadere la sfera lavorativa, essendo scontata, nel caso specifico, l’impossibilità di adottare misure antitaccheggio sulle migliaia di prodotti esitati in vendita da un supermercato e considerando che neppure una video sorveglianza diretta sulle casse sarebbe in grado di far emergere l’occultamento di merce in altre confezioni, nelle borse personali o indossata direttamente dal cliente?

Il che apre un ulteriore tema, non trascurabile, delle modalità di accertamento del “fondato sospetto”.

In merito, la giurisprudenza di diritto ha stabilito che l’intento fraudolento del lavoratore “può essere desunto anche in via presuntiva da indizi, quali ad esempio la frequenza del comportamento illecito, la sua durata, l’abitualità delle modalità di attuazione, il contegno tenuto dal lavoratore, la commissione dell’illecito nelle fasi in cui la prestazione è svolta al di fuori dei locali aziendali.” [Cass. n. 27610/2024].

L’esemplificazione non convince del tutto, né coglie il punto della questione, giacchè la “frequenza del comportamento illecito” non può essere facilmente rilevata se non attraverso controlli mirati ed almeno in parte invasivi. E peraltro, una volta rilevati, dovrebbero essere oggetto di immediata apertura di un procedimento disciplinare, per non inficiarne successivamente la legittimità per intempestività della contestazione.

“Il contegno tenuto dal lavoratore”, a sua volta, impregna una percezione talmente soggettiva da poter essere ragionevolmente interpretata in mille diversi modi, secondo chi l’osserva. Tant’è che, nel caso citato, il Tribunale di Venezia ha ritenuto di accogliere il ricorso del dipendente licenziato “in assenza di qualsivoglia condotta (non provata né a monte allegata dal datore di lavoro) atta a far sorgere il fondato sospetto di un qualche abuso”. Anche se, nel caso concreto, il Giudice non spiega a quali mezzi alternativi l’impresa avrebbe potuto ricorrere per giustificare, con prove certe, il fondato sospetto che il lavoratore si assentava impropriamente dal lavoro beneficiando dei permessi di assistenza ex L 104

Il tema è dunque aperto. E tuttavia sarebbe comunque utile [forse necessario] uscire dalle consuete ipocrisie del linguaggio, che a volte anche la nostra giurisprudenza utilizza nelle sue decisioni, ben sapendo che tutto ciò che è diversamente interpretabile non è mai affidabile in sede di giudizio e nel contraddittorio tra le parti interessate.

Prova ne è che, ad una più attenta lettura, la stessa sentenza della Cassazione, più sopra citata, utilizza nella sua decisione tre diverse espressioni, apparentemente uguali ma sostanzialmente diversi: “concreti indizi”, “ragionevoli sospetti” e “fondato sospetto”.

Ma se è vero che il “fondato sospetto” origina dalla disciplina penalistica, occorrerebbe prendere atto che lo stesso non può che basarsi su indizi gravi, precisi e concordanti, che spesso possono essere acquisiti solo attraverso strumenti di indagine per l’accertamento dei quali sarebbe quasi sempre necessaria l’autorizzazione del Magistrato inquirente.

Si pone quindi il delicato tema della necessità di sostituire il parametro del “fondato sospetto” con un diverso parametro, che forse coglie e risponde meglio alle esigenze della realtà: quello dei “ragionevoli dubbi”.

Una formula meno perentoria, ancorché mutuata dal titolo di un noto romanzo [scritto peraltro da un ex magistrato], che rafforza l’indagine basata sul ragionamento logico, attenuando l’obbligo di dar prove certe, spesso difficili da ricercare.

Antonio Tarzia

Avvocato

ADAPT Professional Fellow